建设智慧一体化档案室的必要性

当前智能信息化时代的汹涌来袭，对档案人而言，最重要的就是要思考如何“管好”和“用好”档案文件。要“管好”档案文献就是要建设能够适应智能信息化时代的智能档案馆，想“用好”档案文献就是必须在大数据环境中建设以用户为中心提供服务的档案馆。如果说档案数据是“鱼”的话，以往档案工作模式则相当于“池塘捕鱼”，在大数据时代，档案部门面对的档案数量规模大、种类繁多，工作模式一定要更灵活更智能化，否则就相当于“大海捕鱼”。因而，智能档案馆的建设就显得如此重要。智能档案馆的核心理念是智能服务，而档案馆要提供智能服务就要将馆员、档案、网络、数据以及用户统一在智能网络中，达到有效挖掘、整合、利用各互动要素产生的海里结构化与非结构化的数据目的。

目前，国内档案馆都存在管理能力不足的情况，归纳后大致有如下问题：（1）档案管理大多还是停留在目视管理的阶段；（2）普遍缺乏自动识别手段，不利于盘点工作展开；（3）档案馆普遍对于实体档案库有无、位置等情况缺乏准确把握；（4）无从对于档案是否在馆等准确了解，缺乏安全管理机制；（5）档案编目流程繁琐低效、整理耗时长；（6）档案查阅耗时长，查阅准确率难以达到要求；（7）档案存放次序较易被打乱，一旦放错，查找困难；（8）档案的盘点操作不科学；（9）公共档案利用率不高；（10）档案保密工作还是太多依靠人工，保密性差，风险高；（11）档案防损工作落后，很多珍贵档案损坏或流失；（12）过期档案管理滞后，过期档案销毁不及时；（13）档案流动管理混乱，丢失、断档频繁发生；（14）档案环境不安全，档案易发霉损坏。

智慧一体化档案馆的建设可有效地解决以上的问题